Durch die Partnerschaft mit Vinny hat dieser Co-Living-Betreiber die Arbeitsweise seines Vermietungsteams grundlegend verändert. Vinny automatisierte die Bearbeitung von Anfragen, qualifizierte jeden Lead, noch bevor sich ein Mitarbeiter einschaltete, und hielt die Pipeline rund um die Uhr in Bewegung. Dies ermöglichte es dem Team, die Kapazität mit der Hälfte der Belegschaft zu skalieren und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.

Die Herausforderung

Dem Team fehlte die Kapazität, um eingehende Leads zu konvertieren

Ein vierköpfiges Team verwaltete manuell eine Vermietungspipeline, die auf veralteten Tools basierte. Ein skriptbasierter CRM-Chatbot. Website-Formulare ohne automatisches Follow-up. Ein offener Calendly-Link.

Die Leads kamen über Rightmove, Zoopla, SpareRoom und OpenRent. Das Team arbeitete hart, versank jedoch in operativen Prozessen: Es verlor wertvolle Zeit mit minderwertigen Anfragen und gab Budget für die Generierung von Leads aus, die es nicht schnell genug konvertieren konnte.

Die Zahlen sprechen für sich:

Die Lösung

Eine digitale Unterstützung, die jede Anfrage simultan bearbeitet.

Mit Vinny im Team erhielt jede Anfrage – ob vom Portal, Website-Chat, WhatsApp oder per Direktanruf – rund um die Uhr eine sofortige Antwort. Vinny qualifizierte jeden Lead vor, bevor sich ein Mitarbeiter einschaltete: Er stellte die richtigen Fragen, filterte unqualifizierte Anfragen heraus und gab Besichtigungstermine nur für Interessenten frei, die die Mietkriterien erfüllten.

Mitarbeiter starteten ihren Arbeitstag nicht mehr mit einem Posteingang voller kalter Leads, sondern mit einem Kalender voller qualifizierter Besichtigungen mit umzugsbereiten Interessenten.

Wie sie Vinny nutzen

Über die gesamte Vermietungspipeline hinweg, von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Mietvertrag.

Dieser Betreiber nutzt Vinny in jeder Phase der Vermietung – vom ersten Kontakt über die Besichtigung bis hin zum Vertragsabschluss.

Zur Lead-Qualifizierung und Terminbuchung: Vinny antwortet sofort auf jede Anfrage, stellt die relevanten Qualifizierungsfragen und filtert Interessenten heraus, die die Mietkriterien nicht erfüllen – noch bevor ein Vermietungsberater involviert ist. Besichtigungstermine werden nur für solche Interessenten freigegeben, die bezugsfertig sind. Die Mitarbeiter starten den Tag mit einem vollen Kalender statt einem vollen Posteingang. Dieser Betreiber führt persönliche Besichtigungen durch.

Zur Steigerung der Conversion vor und nach jeder Besichtigung: Vinny versendet automatisierte Besichtigungserinnerungen und Follow-ups, um Interessenten zu binden, und steuert Messaging-Kampagnen vor und nach jedem Termin, um die Leads weiter qualifiziert durch den Trichter zu führen. Jeder Interessent wird automatisch betreut, bis er abschließt oder ausscheidet.

Zur Entlastung von Admin-Aufgaben beim Einzug: Sobald sich ein Interessent zur Anmietung entscheidet, übernimmt Vinny die Prozesse, die normalerweise den halben Nachmittag eines Mitarbeiters blockieren. Dokumentationserfassung, Identitätsprüfung, Bonitätsprüfung – alles automatisiert, nachgefasst und lückenlos nachverfolgt. So kann sich das Team auf den persönlichen Kontakt statt auf den Papierkram konzentrieren.

Um dem Team den Rücken für den Abschluss freizuhalten: Da Vinny die zeitintensiven, repetitiven Aufgaben übernimmt, verbringen die Mitarbeiter nicht mehr die Hälfte ihrer Woche damit, Leads hinterherzujagen, die ohnehin nicht konvertieren. Jedes Gespräch wird mit einem vorqualifizierten, interessierten und abschlussbereiten Kunden geführt. Die Zeit bis zum Abschluss (Deal Velocity) wurde halbiert und die Conversion-Rate stieg sprunghaft an. Das Team erreichte mehr mit weniger Aufwand – und die Zahlen belegen es.

Die Ergebnisse

Der Betreiber halbierte die Teamgröße und steigerte gleichzeitig den Umsatz.

Mit Vinny im Team stellten sich die Erfolge sofort ein. Die Antwortzeiten sanken von drei Tagen auf 0,6 Sekunden. 96 % aller Anfragen wurden vollständig von Vinny ohne menschliches Zutun bearbeitet. Der administrative Aufwand pro Mitarbeiter sank um 57 %, und die Deal Velocity halberte sich von 22 Tagen auf 11 Tage. Die Conversion von der Besichtigung zum Abschluss stieg von 23,3 % auf 34,7 %. Das Team wurde von vier auf zwei Vollzeitäquivalente (FTE) reduziert – und der Umsatz stieg.

Feedback

Stimmen aus dem Team

„Vor Vinny habe ich die Hälfte meiner Arbeitszeit damit verbracht, Leads hinterherzulaufen, die am Ende ohnehin nicht gemietet hätten. Geändert hat sich nicht nur der administrative Aufwand, sondern vor allem die Qualität der Gespräche. Jede Besichtigung fand mit Interessenten statt, die wirklich abschlussbereit waren.“

Anonym – Vermietungsberater (Leasing Negotiator)

„Ich wollte den Bereich Vermietung skalieren, ohne neues Personal einzustellen. Vinny lieferte uns das gleiche Abschlussvolumen mit der Hälfte der Belegschaft und halbem Aufwand – bei stabilem Umsatz. Was ich nicht erwartet hatte, war die Steigerung der Mieterqualität. Dass mehr Mieter über die 12-Monats-Marke hinaus bleiben, wirkt sich extrem positiv und nachhaltig auf unser Betriebsergebnis (NOI) aus.“

Anonym – Head of Leasing

Warum es wichtig ist

Ein replizierbares Modell, um die Vermietung zu skalieren, ohne die Personalkosten zu erhöhen.

Für diesen Betreiber waren die Ergebnisse weit mehr als nur nackte Zahlen. Sie haben bewiesen, dass ein Vermietungsteam bei voller Kapazität arbeiten kann, ohne personell wachsen zu müssen. Weil Vinny das gesamte Arbeitsvolumen bewältigt – jede Anfrage, jedes Follow-up, jede Qualifizierung –, hatte das Team den Freiraum, sich ganz auf die Gespräche zu konzentrieren, die Abschlüsse letztlich vorantreiben.

Auch die Mieter spürten den Unterschied. Schnellere Rückmeldungen, reibungslose Abläufe und eine konsistente Kommunikation führten dazu, dass sich mehr Mieter entschieden, über 12 Monate hinaus zu bleiben. Diese nachhaltige Mieterbindung, gepaart mit den direkten Umsatzsteigerungen, beweist: Operative Ineffizienz ist teuer und ihre Beseitigung zahlt sich aus.

Erfahren Sie, wie Vinny auch Ihrem Team helfen kann, das gleiche Potenzial auszuschöpfen.