Durch die Partnerschaft mit Vinny hat Heimstaden die Vermietung an einem ihrer Vorzeigestandorte grundlegend verändert. Vinny automatisierte die Bearbeitung von Anfragen, buchte Besichtigungen in großem Umfang und brachte jeden Interessenten schneller voran, sodass das Team im Soho Wharf zum ersten Mal die Vollvermietung erreichte.

Die Herausforderung

Ein rasanter Anstieg an Anfragen brachte das Team an seine administrativen Grenzen.

Für Heimstaden war der Druck enorm. Anfragen strömten herein, doch die Teams versanken in manuellen Aufgaben: Besichtigungen organisieren, Systeme aktualisieren und immer wieder dieselben Routinefragen beantworten. Bei einem prestigeträchtigen Projekt wie dem Soho Wharf stand noch mehr auf dem Spiel. Jede Verzögerung bedeutete längere Leerstände, frustrierte Teams und Umsatz, der ihnen durch die Finger glitt.

Die Lösung

Ein Teammitglied, das rund um die Uhr im Einsatz ist.

Mit Vinny im Team konnte Heimstaden endlich mit der Nachfrage Schritt halten. Vinny qualifizierte jede Anfrage sofort, buchte Besichtigungen ohne Verzögerung und hielt alle Daten automatisch aktuell. Routinefragen von Mietern wurden rund um die Uhr beantwortet, was das Team vom ständigen Druck des Posteingangs befreite. Im Soho Wharf bedeutete das keine Engpässe mehr, keine verpassten Gelegenheiten und ein Team, das sich darauf konzentrieren konnte, jede Wohnung zu vermieten.

Wie Heimstaden Vinny nutzt

Über die gesamte Lead-to-Lease-Journey hinweg.

Heimstaden setzt Vinny über den gesamten Weg vom Lead zum Mietvertrag ein: vom Qualifizieren der Interessenten über das Buchen von Besichtigungen bis zur Verwaltung aller damit verbundenen Aufgaben in Administration und Kommunikation.

Interessenten qualifizieren und Besichtigungen planen: Vinny qualifiziert Interessenten vor, bucht Besichtigungen automatisch und führt sie schneller durch den Vermietungsprozess, wodurch sich die Zeit bis zur Neuvermietung von Wochen auf Tage verkürzt.

Zur Conversion-Optimierung vor und nach jeder Besichtigung: Vinny versendet automatisierte Besichtigungserinnerungen und Follow-up-Nachrichten, um Interessenten im Prozess zu halten, und steuert zielgerichtete Messaging-Kampagnen, um sie erfolgreich durch den Vermietungs-Funnel zu führen. Jeder Interessent wird automatisch betreut, bis ein Abschluss zustande kommt oder kein Interesse mehr besteht.

Entlastung des Teams für den Vertragsabschluss: Da Vinny die arbeitsintensiven, repetitiven Aufgaben übernimmt, mussten Vermietungsmanager nicht mehr die Hälfte ihrer Woche damit verbringen, Leads zu kontaktieren, die ohnehin nicht abgeschlossen hätten. Jedes persönliche Gespräch wurde mit einer vorqualifizierten, ernsthaft interessierten und abschlussbereiten Person geführt. Der Vermietungszyklus verkürzte sich deutlich und die Conversion-Rate stieg spürbar. Das Team erreichte mehr mit weniger Aufwand – und die Zahlen belegten diesen Erfolg.

Die Ergebnisse

+27 Prozentpunkte Belegungssteigerung und 59 % weniger administrative Arbeit pro Vermietungsmanager.

Mit Vinny im Team waren die Ergebnisse sofort sichtbar. Im Soho Wharf erreichte Heimstaden zum ersten Mal null Leerstand. Die Besichtigungen verdreifachten sich im Portfolio, die Conversion von Anfrage zu Besichtigung verdoppelte sich und die Antwortzeiten sanken von Minuten auf Sekunden. In nur einem Monat half Vinny dabei, 170 Besichtigungen durchzuführen, 448 Anfragen zu bearbeiten und dem Team über 100 Stunden Verwaltungszeit zu sparen. Das Bürotelefon klingelte nicht mehr, Mieter wurden sofort unterstützt und die Vermietungsdynamik verwandelte Leerstände in 20.000 £ schneller realisierten Umsatz. Für das Team war der Unterschied klar: weniger Krisenmodus, mehr Fokus und Zeit zum Wachsen.

Belegung und Umsatz

• Dauerhafte Belegungsquote von 95 % bei Soho Wharf (von 68 % im Juli 2025 mit erstmals erreichter Vollvermietung im August 2025).

• +27 Prozentpunkte Steigerung der Belegungsquote innerhalb von zehn Monaten.

• 430.000 £ generierter Zusatzumsatz über die Vinny-Kanäle.

Vermietung Performance

• 59 % Conversion-Rate von der Anfrage zur Besichtigung.

• 25 % der Besichtigungen führten zu einem erfolgreich unterzeichneten Mietvertrag.

• Rund 2.300 bearbeitete Anfragen und ca. 1.350 gebuchte Besichtigungen in zehn Monaten.

Effizienz und operative Vorteile

• Durchschnittliche Antwortzeit von unter 10 Sekunden für 100 % aller Leads.

• 99 % der Erstinteraktionen wurden vollständig von Vinny abgewickelt – das Bürotelefon klingelt kaum noch.

• 59 % Reduzierung des administrativen Aufwands pro Vermietungsmanager.

• 18.000 manuell durchzuführende Mitarbeiter-Aktivitäten wurden vollautomatisch abgewickelt.

Rückmeldung

Was das Team sagt

„Vinny erfasst die Anfragen, die wir sonst verpassen würden, und gibt uns viel Zeit zurück. Die Zeit, die früher fürs Telefonieren draufging, verbringen wir jetzt mit den Bewohnern und mit Besichtigungen.“

— Sunny, Leitender Vermietungsberater, Heimstaden UK

„Ein Tipp: Wenn Sie Vinny nutzen, kaufen Sie sich ein neues Paar Schuhe, denn Sie werden nie mehr an Ihrem Schreibtisch sitzen.“

— Amit, Leiter Betrieb, Heimstaden UK

Warum es wichtig ist

Ein replizierbares Modell, um große Portfolios schneller und effizienter zu vermieten.

Für Heimstaden war null Leerstand im Soho Wharf mehr als nur ein Meilenstein. Es bewies, dass das Team in großem Umfang liefern kann, ohne auszubrennen. Mit Vinny, der die Verwaltung übernimmt und jede Anfrage vorantreibt, hatten die Mitarbeiter endlich die Freiheit, sich auf Bewohner, Vermieter und langfristiges Wachstum zu konzentrieren. Die Mieter fühlten sich gut betreut, Umsatz aus Leerständen wurde zurückgewonnen und das Unternehmen gewann ein wiederholbares Modell, um große Projekte schneller zu vermieten.

Sehen Sie, wie Vinny Ihrem Team dabei helfen kann, dasselbe zu erreichen.