Al asociarse con Vinny, Heimstaden transformó la gestión de alquileres en una de sus promociones más emblemáticas. Vinny automatizó la gestión de solicitudes, reservó visitas a escala y mantuvo activos a todos los clientes potenciales, lo que elevó la ocupación de Soho Wharf del 68% al 95% en diez meses, alcanzando la tasa de desocupación cero por primera vez en su historia y manteniendo un 95%+ en un mercado de Birmingham en fase de enfriamiento.

El Desafío

Las solicitudes no dejaban de llegar y el equipo estaba desbordado de tareas administrativas.

Para Heimstaden, la presión era implacable. Las solicitudes de información seguían llegando en masa, pero los equipos estaban desbordados con tareas manuales como coordinar visitas, registrar actualizaciones en el sistema y responder a las mismas preguntas rutinarias. En un desarrollo tan emblemático como Soho Wharf, los riesgos eran aún mayores. Cada retraso se traducía en periodos de desocupación más largos, equipos frustrados y pérdida de ingresos. Cuando Vinny empezó a operar, Soho Wharf registraba una ocupación del 68%, y cada comercial debía realizar más de 3.200 tareas manuales al mes para lograr llenar el edificio.

La Solución

Un miembro del equipo que nunca sale de la oficina.

Con Vinny en el equipo, Heimstaden pudo finalmente seguir el ritmo de la demanda. Vinny cualificaba cada solicitud al instante, reservaba visitas sin demora y mantenía actualizados los registros de forma automática en todo el stack tecnológico, incluida la sincronización con Yardi, una tarea que antes costaba al equipo cientos de horas al mes al tener que volver a introducir información manualmente desde otros sistemas. Las preguntas rutinarias de los inquilinos se respondían las 24 horas del día, liberando al personal de la constante presión en la bandeja de entrada. En Soho Wharf, esto significó el fin de los cuellos de botella, no perder más oportunidades y contar con un equipo focalizado en llenar cada vivienda.

Cómo utiliza Heimstaden a Vinny

A lo largo de todo el ciclo de alquiler.

Heimstaden utiliza a Vinny en cada etapa del proceso de comercialización de alquileres: desde el momento en que entra un lead, pasando por la visita presencial, hasta el cierre del contrato.

Para cualificar leads y reservar visitas: Vinny responde a cada solicitud de forma instantánea, realiza las preguntas de cualificación adecuadas y descarta a los candidatos que no cumplen con los criterios de alquiler, antes de que intervenga un comercial. Las franjas de visita solo se abren para personas listas para mudarse, de modo que los comerciales comienzan su jornada con una agenda llena, no con una bandeja de entrada desbordada.

Para impulsar la conversión antes y después de cada visita: Vinny envía recordatorios automáticos y mensajes de seguimiento para mantener el interés de los potenciales inquilinos, y ejecuta campañas de mensajería antes y después de cada visita para hacer avanzar a los usuarios por el embudo. Cada cliente potencial se mantiene activo automáticamente hasta que decide dar el paso o se descarta.

Liberar al equipo para cerrar contratos: Al encargarse Vinny del trabajo repetitivo y de gran volumen, los comerciales dejaron de pasar la mitad de la semana haciendo seguimiento de leads que nunca iban a convertir. Cada conversación que mantenían era con alguien ya cualificado, interesado y listo para firmar. El tiempo de cierre disminuyó significativamente y la conversión aumentó. El equipo hizo más con menos, y los resultados lo demostraron.

Los Resultados

+27 puntos porcentuales de ocupación y un 59% menos de trabajo administrativo por comercial.

Con Vinny en el equipo, los resultados fueron inmediatos. En Soho Wharf, Heimstaden incrementó la ocupación del 68% al 95% en diez meses, alcanzando vacantes cero por primera vez en agosto de 2025, y manteniéndose por encima del 95% durante los nueve meses siguientes, incluso cuando el mercado de alquiler residencial (BTR) de Birmingham se enfrió. Durante ese periodo, Vinny gestionó aproximadamente 2.300 solicitudes, reservó cerca de 1.350 visitas, automatizó 18.000 tareas manuales de los comerciales y redujo el trabajo administrativo por comercial en un 59%. El teléfono de la oficina dejó de sonar constantemente, los inquilinos recibieron atención instantánea y el ritmo de comercialización transformó la desocupación en 430.000 £ de nuevos ingresos captados a través de los canales de Vinny. Para el equipo, la diferencia fue clara: menos gestión de urgencias, mayor enfoque y más tiempo para crecer.

Ocupación e Ingresos

• 95% de ocupación sostenida en Soho Wharf (desde el 68% en julio de 2025, alcanzando vacantes cero por primera vez en agosto de 2025).

• Incremento de +27 pp en la tasa de ocupación a lo largo de diez meses.

• 430.000 £ de nuevos ingresos captados a través de los canales de Vinny.

Rendimiento de Alquileres

• 59% de conversión de solicitud a visita.

• El 25% de las visitas se convirtió en un contrato de arrendamiento firmado.

• Cerca de 2.300 solicitudes y unas 1.350 visitas gestionadas en diez meses.

Eficiencia y Ganancias Operativas

• Tiempo medio de respuesta de menos de 10 segundos para el 100% de los leads.

• El 99% de las interacciones iniciales fueron gestionadas íntegramente por Vinny (el teléfono de la oficina ya no suena constantemente).

• 59% menos de trabajo administrativo por comercial.

• 18.000 tareas manuales de los comerciales gestionadas de forma automática.

Opiniones

Lo que dice el equipo

“Vinny capta las solicitudes que normalmente perderíamos y nos devuelve muchísimo tiempo. Nuestro ajetreado día a día respondiendo llamadas ahora lo dedicamos a los residentes y a realizar visitas.”

— [Sunny, Negociador Principal, Heimstaden UK]

“Un consejo: si usas Vinny, cómprate un calzado nuevo porque casi no estarás sentado en tu escritorio.”

— [Amit, Director de Operaciones, Heimstaden UK]

Por Qué Importa

Un modelo replicable para completar promociones residenciales de gran escala más rápido.

Para Heimstaden, alcanzar vacantes cero en Soho Wharf fue el gran hito. Mantener más del 95% de ocupación durante nueve meses en un mercado inmobiliario a la baja en Birmingham fue la confirmación definitiva. Al encargarse Vinny de las tareas administrativas y agilizar cada solicitud, el equipo obtuvo por fin la libertad para centrarse en los residentes, los propietarios y el crecimiento a largo plazo. Los inquilinos se sintieron respaldados, se redujeron las pérdidas por viviendas vacías y la compañía adquirió un modelo replicable para llenar grandes promociones más rápido y mantenerlas ocupadas.

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